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Como Aumentar a Produtividade com o Computador

Eu já dei algumas dicas de como aumentar a produtividade com o computador num outro artigo e como as anteriores cobriram os aspectos mais básicos como por exemplo as vantagens de ter uma ligação à Internet rápida e fiável e um sistema para receber pagamentos pela Net como o paypal (veja como funciona o paypal) hoje vou deixar mais algumas dicas que não mencionei no artigo anterior. Estas dicas são dedicadas sobretudo a pessoas que trabalham em casa com o computador, por exemplo a escrever, como freelancers, etc.

Dicas para aumentar a produtividade com o computador

  • Definir prazos para cada actividade. Quando se tem em mãos um trabalho que não tem prazo para ser terminado podemos cair na tentação de o adiarmos indefinidamente o que acaba por ser prejudicial tanto para nós como para quem está a pagar por ele.
    • Dicas: Use um programa que permite controlar o tempo que dedica a cada tarefa, por exemplo um cronómetro ou programa de alarme. Há cronómetros online e programas que pode instalar no computador, eu uso um programazinho simples chamado AbAlarm para isto.
  • PC ou Mac? Não considero o tipo de computador como um factor importante para aumentar sua produtividade, no meu caso sempre tenho usado PCs com Windows XP, depois Vista, actualmente Windows 7, e estou com vontade de começar a experimentar um Macbook mas o mais importante é que você conheça o seu computador e consiga fazer qualquer tarefa nele facilmente.
    • Dicas: Leia os ficheiros de ajuda no seu computador e procure sites de dicas na Internet com guias e manuais para conhecer melhor o seu computador e o sistema operativo seja ele qual for, assim como os programas que usa mais frequentemente.
  • Use atalhos de teclado. Quase todas as tarefas mais importantes dos “programas de escritório” como o Word, PowerPoint, etc, podem ser executadas através de atalhos de teclado em vez de cliques com o rato nos menus. Um atalho de teclado consiste em você clicar em duas ou três teclas ao mesmo tempo e isso executa uma determinada acção no programa com o qual está trabalhando.
    • Dicas: Eu aumentei minha produtividade com os programas Microsoft Word e Excel depois que percebi que algumas tarefas ficavam mais rápidas usando atalhos de teclado em vez dos menus do programa. Sabia que pode usar o atalho CTRL + T para seleccionar tudo o que tiver no documento aberto e depois CTRL + A para colar em outro documento? Isto é só a ponta do iceberg…
  • Aprenda a sentar-se confortavelmente. Isto pode parecer estranho e muitas pessoas nem pensam que há formas correctas e erradas de se sentar ao computador. A verdade é que muitas pessoas que passam todo o dia sentadas ao computador chegam ao final do dia com dores nas costas, nos pulsos, cansaço visual, etc. Há também todos os problemas relacionados com tarefas repetitivas no teclado e que podem obrigar a pausas forçadas de vários meses para tratamento!
    • Dicas: Compre uma cadeira confortável, de preferência com apoio para os braços e formas que se adaptam ao corpo; sente-se em posição recta mas confortável; mantenha o topo do monitor do computador à altura dos olhos para que não tenha de olhar para cima nem para baixo; ajuste a altura da cadeira para que os braços se apoiem confortavelmente em cima da mesa sem estarem numa posição forçada; e use um suporte para o pulso para facilitar os movimentos com o rato.
  • Aprenda a escrever mais rápido. Não é incrível que algumas pessoas que trabalham com computadores no dia a dia nunca aprenderam a escrever usando todos os dedos das duas mãos? Vemos isto por exemplo em alguns funcionários de bancos ou de repartições de finanças que ao terem de escrever qualquer coisa num computador usam apenas um dedo de uma das mãos! Seja qual for a velocidade a que escreve quase de certo que poderia escrever mais rápido se dedicasse algum tempo a isso. Há programas que pode instalar no computador que monitorizam a sua velocidade de escrita no teclado e lhe dão dicas de como melhorar. No entanto tome cuidado para que esses programas não se tornem entraves à sua produtividade!
    • Dicas: Aprenda onde está cada tecla no computador e treine escrever com os olhos fechados ou sem olhar para o teclado. Aprenda a usar as duas mãos para escrever e use todos os dedos das duas mãos. Já notou que algumas teclas (F e J no meu teclado) têm uma saliência que as outras teclas não têm? Coloque seus dois dedos indicadores nessas teclas e deixe que os outros dedos caiam naturalmente sobre as teclas ao lado dessas (A, S, D, F para a mão esquerda, e J, K, L, Ç para a mão direita). Agora mova cada um dos dedos para a tecla que fica imediatamente acima da actual e para a tecla que fica imediatamente abaixo (QWER e ZXCV para a mão esquerda, …), agora passe a usar apenas cada dedo para as teclas que lhe estão atribuídas e a sua velocidade a escrever ficará bem mais rápida! Pode também comprar um teclado com grupos de teclas separados por cores para que fique mais fácil.
  • Não escreva nada! Isto não é uma piada, e a verdade é que existem programas de reconhecimento de voz que permitem que você apenas fale um texto em vez de escrever e o programa reconhece o que está a dizer guardando esse texto num ficheiro. Eu não faço isto, mas sei que há pessoas que usam habitualmente estes programas para conseguirem produzir textos em pouquíssimo tempo.
    • Dicas: Procure informações sobre programas para converter voz em texto (outros conseguem converter texto em mp3 também, outros conseguem ler o texto de seus emails para que você não tenha de perder tempo a lê-los e até oferecem várias vozes diferentes que você pode escolher, e já agora sabia que há programas para converter textos e imagens em PDF?) como o Dragon Naturally Speaking (não tenho a certeza se é este o nome) entre outros. A maioria destes programas são pagos mas oferecem versões de teste que pode usar e fazer a sua análise dos programas. Terá de primeiro “treinar” o programa para que reconheça a sua voz, normalmente isto passa por ler em voz alta um texto modelo que já vem com o programa.
  • Use o Ambiente de Trabalho. O Ambiente de trabalho é janela inicial no seu ecrã onde as janelas de programas aparecem quando abre um programa no Windows, no Windows Vista e Windows 7 chama-se apenas Deskop e no Windows XP era Ambiente de Trabalho. Bem, a sua produtividade irá aumentar se você se habituar a colocar aí todos os atalhos para os programas que usa mais frequentemente, assim como os documentos em que está a trabalhar, em vez de guardar tudo em pastas dentro de pastas dentro de outras pastas nos “Meus Documentos”.
    • Dicas: Eu uso uma outra dica para abrir qualquer programa rapidamente: coloco um atalho para ele na minha pasta de utilizador do Windows, por exemplo em C > Utilizadores > (Nome do utilizador), e com um nome curto e fácil de memorizar, e quando quero abri-lo uso o atalho de teclado Tecla Windows + R para abrir a janela Executar e depois escrevo o nome do atalho e clico Enter (Isto é mais rápido a fazer do que a escrever), e abro quase todos os meus programas e documentos assim. A alguns programas dou como nome apenas uma letra (por exemplo “W” para Word) para que gaste ainda menos tempo a escrever o nome!

E pronto, estas foram mais algumas dicas de como aumentar a produtividade com o computador que me ocorreram nestes minutos. Suspeito de que ainda deixei algumas de fora, mas quando me ocorrerem virei aqui publicá-las. Afinal tempo é dinheiro e quanto mais produtivos conseguirmos ser ao computador melhor!

Leia aqui mais dicas para aumentar a produtividade

2 opiniões sobre “Como Aumentar a Produtividade com o Computador”

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