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Dicas Para Aumentar Sua Produtividade

Vou dar algumas dicas de como aumentar a produtividade para quem trabalha em casa com o computador através da Internet e que me parece resultam com qualquer actividade exercida. Para começar quero dizer que é essencial possuir as bases para garantir um bom ambiente de trabalho, e que a meu ver são:

  • Uma ligação à Internet rápida e confiável, e se possível com uma segunda forma de ligação para o caso da ligação principal falhar, por exemplo é normal as empresas de ligação por ADSL fornecerem também uma pen ou placa de Internet móvel que pode ser usada nesta eventualidade. E em Portugal poderá usar a rapidez dos equipamentos 4G brevemente.
  • O computador e o sistema operativo instalado: O computador deve ser recente e rápido, e o sistema deve ser mantido actualizado e com programas de segurança como antivírus, etc., instalados.
  • Cópias de segurança. Você deve fazer cópias frequentes dos seus ficheiros importantes, pense no que aconteceria se neste preciso momento o seu computador avariasse e você não conseguisse mais ligá-lo. Deve ter uma cópia de segurança em outro disco ou computador para poder continuar o trabalho sem interrupções. Além do mais é extremamente frustrante perder um trabalho que estava já meio concluído e ter que recomeçar do zero!
  • Receber pagamentos. Se é freelancer deve ter uma ou várias formas de receber pagamentos. Se receber por transferência bancária pode ser a opção mais “tradicional” com a Internet é possível usar formas mais rápidas e mais adequadas até a pequenos pagamentos pontuais como por exemplo o Paypal que uso e recomendo.

Desviando-me um pouco do assunto quero mencionar que quem trabalha online tanto pode fazê-lo recebendo pagamento por projecto como recebendo por tempo. Neste campo há por exemplo um site de freelancers chamado odesk onde trabalhadores independentes podem trabalhar à hora e que tem uma característica interessante:

O site Odesk instala um programa de monitorização nos computadores dos utilizadores registados e que faz capturas de imagem do ecrã do trabalhador e envia para o site, estas imagens podem depois ser vistas pela pessoa que está a pagar pelo trabalho e permitem que esta saiba se o trabalhador está de facto a trabalhar no projecto pelo qual está a ser pago ou se está a fazer alguma outra actividade como ver vídeos no youtube, etc. Esta parece-me uma forma muito boa de aproximar os interesses tanto do trabalhador como do contratante do trabalho. Mas vamos avançar com mais…

…Dicas de produtividade!

  • Prioridades e Escolha de tarefas. Uma forma muito boa de aumentar a produtividade é ter uma lista de tarefas. No meu caso, uma das primeiras coisas que faço quando me sento ao computador de manhã é uma lista de tarefas para o dia. Claro que para isto funcionar temos de ir de facto fazendo essas tarefas e apagando-as da lista à medida que forem sendo concluídas.
    • Dica: Tenha uma lista de tarefas actualizada com prazos praticáveis para os projectos e siga-a item a item. Eu ordeno os itens da minha lista por prioridades e por facilidade e rapidez a executar cada item: os mais urgentes e os mais fáceis primeiro.
  • Trabalhar por tempo ou por períodos de energia. Esta descrição é confusa mas o que quero dizer é que uma das vantagens de trabalhar em casa é não ter um horário fixo para começar ou terminar o trabalho, mas claro que para um projecto possa ter fim é necessário dedicar o tempo a trabalhá-lo. Ora o que acontece na prática é que muitas pessoas acabam por trabalhar em casa num horário tão rígido como se estivessem num escritório de uma empresa! O pior é que pode acontecer darem por si a trabalhar em períodos em que não se sentem com vontade de trabalhar e sentirem-se cheios de energia e com vontade de trabalhar em períodos considerados de lazer.
    • Dica: Passar a trabalhar naqueles períodos do dia ou da noite em que se sente mais inspirado e com vontade de fazer alguma coisa, e durante os quais sabe ser mais produtivo e em que o trabalho flui melhor. Isto pode ser de manhã, de tarde, ou de noite. Há quem trabalhe de forma mais produtiva imediatamente ao ligar o computador logo pela manhã e quem precise de algum tempo para “colocar tudo em ordem” antes de começar a trabalhar.
  • Ferramentas adequadas. Tal como um carpinteiro necessita das ferramentas adequadas para o seu trabalho, também um freelancer que trabalhe com o computador necessita de ferramentas apropriadas. Pode ser um programa de folhas de cálculo, um editor de texto, um compilador de linguagens de programação, um editor gráfico, etc. O importante é facilitar a produtividade e reduzir o tempo que determinada tarefa demoraria a concluir sem esse programa.
    • Dica: Escolha ferramentas que automatizem tarefas repetitivas ou reduzam o tempo que demora a realizar determinadas tarefas. Pode ter de investir dinheiro comprando alguns programas mas o investimento compensa ao longo do tempo pelo aumento de produtividade obtido.
  • Separar o trabalho do lazer. Quem não leva os trabalhos na Internet muito a sério ou o faz apenas como passatempo provavelmente também usa o computador para lazer, como para ver filmes, ver fotografias, etc.
    • Dica: Tenha dois computadores (não é tão dispendioso como pode parecer), um apenas para trabalho e outro apenas para lazer, e mantenha-os em divisões da casa distintas: o de trabalho no escritório, e o de lazer na sala ou no quarto. Desta forma quando entra no escritório o seu cérebro também entra automaticamente em “modo de trabalho” em vez de recordar o filme que gravou no dia anterior e começar a desenvolver o pensamento que talvez seja boa ideia vê-lo agora, afinal são apenas 90 minutos… Mas de improdutividade.

Evitar distracções aumenta a produtividade

É importante evitar todas aquelas coisas que o distraem do trabalho em mãos, mas primeiro tem de identificá-las, pois por vezes elas estão meio escondidas e nem reparamos nelas por aquilo que são: distracções e entraves à produtividade. Veja algumas que identifiquei no meu caso procedendo depois à sua remoção ou reduzindo-as a uma manifestação mínima:

  • Programa de e-mail. Neste momento uso o programa Windows Live Mail como cliente de email, antes usava o Microsoft Office Outlook e costumava tê-lo aberto durante horas. O problema é que quando entravam novas mensagens ele mostrava uma janelinha de alerta no canto do ecrã que acabava por ser uma distracção pois fazia-me ir ver essas novas mensagens e acabava a perder tempo respondendo a algumas e seguindo links em outras.
    • Solução: Como regra, agora apenas abro o programa de emails duas vezes ao dia: quando ligo o computador pela primeira vez e quando o desligo pela última vez.
  • Mensagens Instantâneas. Messenger, MSN, Yahoo, ou outros podem ser um dos maiores obstáculos à produtividade. É demasiado fácil começar uma conversa (ou várias, e até em simultâneo com várias pessoas) que acaba por durar horas. Durante esse tempo a produtividade cai para zero. (No entanto pode haver casos em que necessite de manter contacto quase permanente com um colega de trabalho ou com a pessoa para quem está a trabalhar, nesse caso esqueça este ponto.) 
    • Solução: Deixei de usar programas de mensagens! Uso apenas e-mail e tento responder às mensagens imediatamente após lê-las. Isto também evita ficar com aquela sensação de que ainda temos algo por fazer o que também prejudica a produtividade dos projectos mais importantes.
  • Salas de chat. Aqui aplica-se tudo o do ponto anterior. Pode ser uma boa forma de conhecer pessoas online mas também é um forma eficaz de reduzir a produtividade a zero ao passarmos todo o dia ou toda a noite conversando com pessoas através de  salas de chat, sejam salas de grupo ou privadas.
    • Solução: Deixei de usar salas de chat!
  • TV no PC. Muitas pessoas não sabem sequer que podem ver televisão no computador se quiserem (e talvez estejam melhor assim) seja através da Internet ou offline, mas eu sempre instalo placas de sintonização nos meus computadores. Bem, a verdade é que ver TV no pc é mais uma distracção no mau sentido.
    • Solução: Continuo a usar TV no PC mas agora prefiro gravar os programas em vez de vê-los no momento em que são transmitidos, para os ver mais tarde, e posso demorar semanas a ver determinado programa que gravei antes. Descobri que posso até agendar gravações de programas de TV para depois de ter desligado o computador!
  • Redes Sociais. Hoje toda a gente usa redes sociais como o Facebook, desde crianças a pessoas idosas. Nada de mal com isto, a exclusão digital deve ser combatida, mas no caso de trabalhadores independentes que tentam ganhar dinheiro online estas redes podem ser um entrave à produtividade (também há quem ganhe dinheiro com elas mas este artigo não é dirigido a essas pessoas).
    • Solução: Não uso redes sociais, na verdade nunca fui grande utilizador delas, mas vejo-as sobretudo como uma perda de tempo. Claro que isto é subjectivo, aliás, como todo este artigo.
  • Jogos online. Ou offline, mas considero os jogos online multi-jogador como mais “perigosos” para a produtividade pela componente de interactividade com os outros jogadores. Sabe que um adepto destes jogos pode facilmente ficar todo o dia jogando? A produtividade? Zero. No entanto há quem até ganhe dinheiro com isso mas este artigo também não é para essas pessoas. Na verdade, hoje em dia é possível ganhar dinheiro online com qualquer actividade que se faça na Internet, desde participar em chats até ver vídeos online.
    • Solução: Reduzi os jogos de computador ao mínimo, apenas mantenho um ou dois jogos instalados, e apenas jogo jogos que previamente selecciono. Claro que o ideal seria banir os jogos totalmente mas há hábitos mais difíceis de perder do que outros.
  • As outras pessoas da casa. Um dos problemas (ou não, depende de como vê a situação) de trabalhar em casa é podermos a qualquer momento ser interrompidos por esposas que não conseguem abrir um frasco de conserva sem ajuda (e antes que alguém me chame de machista, eu por vezes também não consigo abrir frascos sem ajuda), ou crianças correndo, ou gatos afiando as garras no cortinado. Vem-me à memória uma cena do filme Wild Hogs com John Travolta e outros, onde um deles está a trabalhar no computador quando a mulher dele abre a porta e ele diz algo do tipo: “Eu pedi para não ser interrompido! Tecnicamente estou no escritório!” De facto. Tecnicamente.
    • Solução: Ainda estou a trabalhar nela. Não me consigo concentrar agora porque tenho um gato afiando as garras nas minhas calças…

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